Email công ty là một thuật ngữ đã không còn xa lạ gì đối với những doanh nghiệp lớn như hiện nay. Nhưng đặc biệt lại khá mới mẻ với những doanh nghiệp mới bắt đầu hoặc đã tồn tại lâu nhưng chưa được ai bật mí để biết được các lợi ích mà Email công ty mang lại.
Hiện nay ở một số doanh nghiệp, khi được hỏi đến Email công ty là gì, một số người sẽ không thể trả lời được câu hỏi này. Vì đại đa số Email mà họ sử dụng để làm việc đều là Email cá nhân, và đương nhiên dùng cho cá nhân thì sẽ không thể dùng cho một tập thể được. Đây sẽ là một sai lầm tai hại khiến bạn hoặc công ty thiếu đi độ chuyên nghiệp trong khâu quản lý dữ liệu và giao tiếp với khách hàng.
- Vậy Email công ty là gì?
- Phân biệt giữa Email cá nhân và Email công ty.
- Email công ty giúp ích gì cho doanh nghiệp?
Email công ty là gì?
Email công ty là loại địa chỉ Mail chính thức được thiết lập cho riêng một doanh nghiệp, thường được sử dụng để gửi và nhận thông tin giao dịch cho doanh nghiệp hoặc giao tiếp với khách hàng. Ngoài ra Email công ty còn giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ quản lý thông tin từng khâu trong một doanh nghiệp.
Phân biệt giữa và Email cá nhân Email công ty
Email cá nhân
Thông thường, Email cá nhân là loại Email được sử dụng miễn phí và có thể dễ dàng tạo được, chỉ thường được sử dụng cho các mục đích của riêng của cá nhân. Và đương nhiên, đi kèm với các lợi ích này thì việc BẢO MẬT KÉM là điều không thể tránh khỏi. Đặc điểm nhận dạng của Mail cá nhân sẽ là @gmail.com.
Ví dụ:
- Tên tùy chỉnh + @gmail.com
- [email protected]
- [email protected]
Email công ty
Khác với Email cá nhân, Email công ty sẽ được cấp độc quyền cho doanh nghiệp, theo đó đi kèm với nhiều lợi ích và được hỗ trợ các tính năng BẢO MẬT CAO. Cụ thể, thay vì cấu trúc đuôi tên miền Email cá nhân là @gmail.com thì cấu trúc tên của Email công ty sẽ được thiết lập theo dạng @tên miền của doanh nghiệp.vn.
Ví dụ: Công ty Cổ Phần Hiền Nhân Group sẽ có tên miền là hiennhan.vn và đuôi của Mail này sẽ là @hiennhan.vn
- Tên tùy chỉnh + @ tên miền của doanh nghiệp.vn
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Những bất lợi khi sử dụng Email cá nhân cho doanh nghiệp!
Việc doanh nghiệp sử dụng Email cá nhân áp dụng vào môi trường làm việc sẽ ẩn nấp những mối nguy hiểm không lường. Vậy nên, quản lý dữ liệu thông tin một cách hiệu quả và an toàn là rất quan trọng cho bất kỳ một doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số bất lợi mà quý doanh nghiệp khi sử dụng Mail cá nhân cần quan tâm để giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro không mong muốn:
Bảo mật kém
Email cá nhân thường sẽ được dùng để đăng ký các loại tài khoản và liên kết với nền tảng khác trên mạng xã hội. Dĩ nhiên các tính năng như xác thực các yếu tố hoặc kiểm soát được lượng người truy cập vẫn còn nhiều mặt hạn chế. Vì vậy, các thông tin khi trao đổi có thể dễ dàng bị khai thác bởi những kẻ xấu.
Lừa đảo và lộ thông tin
Dùng Email cá nhân sẽ có nhiều hạn chế, đặc biệt về phần không có tính năng lọc những thông tin độc hại. Cụ thể, Email cá nhân sẽ không tránh khỏi những tin spam, tin rác, thông tin không được chọn lọc,.. Những đối tượng xấu sẽ dựa vào các tính năng hạn chế này để spam những đường link xấu, phát tán các thông tin độc hại, tiềm ẩn các rủi ro của doanh nghiệp.
Nhân viên nghỉ việc
Khi nhân viên rời khỏi công ty, đồng nghĩa với việc Email cũng sẽ ra đi cùng họ, và chắc chắn rằng, việc doanh nghiệp sẽ bị thất thoát các thông tin khách hàng hoặc những thông tin quan trọng như dự án, bảo thảo là điều không thể tránh khỏi.
Hiệu suất làm việc kém
Song song cùng việc bảo mật kém, hiệu xuất làm việc cũng là mặt hạn chế của doanh nghiệp khi sử dụng Email cá nhân. Các công việc khi được phân bổ đến nhân viên sẽ dễ bị rời rạc và dữ liệu bị loãng, như đã nói ở trên, Email cá nhân sẽ không thể lọc được những tin rác, việc xen lẫn giữa các tin cá nhân và dữ liệu của doanh nghiệp sẽ không thể được tổ chức một cách chặt chẻ. Ngoài ra vẫn còn một số bất tiện khác như không thể quản lý thời hạn hoàn thành công việc, sắp xếp trạng thái công việc, thiếu chuyên nghiệp,..
Các lợi ích khi sử dụng Email công ty
Việc doanh nghiệp sở hữu Email công ty không chỉ để thể hiện sự uy tín mà đây còn chính là một tài sản quan trọng của công ty. Hơn nữa, trong quá trình trao đổi với khách hàng, cũng như đối tác Mail công ty sẽ tạo dựng được độ tin cậy cao hơn,..Và khi bạn đã là một doanh nghiệp, dù là lớn hay nhỏ, việc sở hữu địa chỉ Email công ty là điều vô cùng cần thiết để khẳng định được thương hiệu, nâng cao độ uy tín và mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Vì vậy, đầu tư vào Email công ty sẽ là một lựa chọn thông minh cho mọi doanh nghiệp nếu đang muốn mở rộng và phát triển. Dưới đây sẽ là một số lợi ích trong vô vàn nhiều lợi ích mà Mail công ty mang lại:
Bảo mật cao
Khác với Email cá nhân, Email công ty đương nhiên sẽ cung cấp tính năng BẢO MẬT CAO hơn, bao gồm mã hóa, khả năng phòng chống spam và virus, cũng như các chính sách bảo mật để bảo vệ dữ liệu trong nội bộ.
Chuyên nghiệp
Vì đặc điểm nổi bật của Email công ty là tên miền của doanh nghiệp và đương nhiên sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn so với email cá nhân. Giúp khách hàng nhận diện và củng cố niềm tin hơn khi nhận được Email doanh nghiệp gửi đến,..
Quản lý thông tin
Email công ty giúp quản lý thông tin và tài liệu một cách có tổ chức. Doanh nghiệp có thể giữ quyền kiểm soát đối với dữ liệu và tài khoản email, giảm thiểu rủi ro từ việc sử dụng email cá nhân cho công việc.
Chuyên môn hoá
Doanh nghiệp có thể tạo các địa chỉ email riêng biệt cho các nhân viên theo từng bộ phận (như [email protected], [email protected], [email protected],..) từ đó giúp tăng cường sự chuyên môn và dễ dàng phân loại thư từ.
Lưu trữ dữ liệu
Email công ty thường sẽ được cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, giúp doannh nghiệp có thể bảo quản các thông tin quan trọng và dễ dàng truy cập khi cần làm báo cáo hoặc phân tích.
Kết luận
Việc doanh nghiệp tạo Email công ty là một bước vô cùng cần thiết để công ty quản lý rõ ràng hơn về các công việc như hợp đồng, Mail nội bộ và lượng phản hồi từ khách hàng,.. Không chỉ giúp các bộ phận giao tiếp có tổ chức mà còn đảm bảo rằng mọi thông tin đều sẽ được sắp xếp ngăn nắp, dễ dàng trong việc theo dõi và cập nhật hơn.
Và đương nhiên, mỗi Email được đặt tên với một bộ phận khác nhau sẽ giúp tổ chức công việc và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Ngoài ra còn giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp qua địa chỉ Email.
